Glosario del estado de cuenta

Un archivo BAI2 es texto delimitado por comas, formado por tipos de registro numerados:

• 01 encabezado del archivo, 02 encabezado del grupo
• 03 identificador de la cuenta y saldos
• 16 un movimiento
• 88 continuación del registro anterior
• 49, 98, 99 registros de cierre con los totales de control

Cada movimiento lleva un código de tipo. Ejemplo: 16,475,16843,Z,... reporta un cheque pagado (tipo 475) de 168.43 dólares, con el importe escrito en centavos y sin punto decimal.

El formato lo creó el Bank Administration Institute. Los sistemas de tesorería y los ERP lo importan. Las personas y las pequeñas empresas casi nunca ven un BAI2: reciben estados de cuenta en PDF o descargas en CSV.

En Australia, una cuenta se identifica con su BSB y un número de cuenta. Los dos primeros dígitos del BSB indican el banco, el tercero el estado y los tres últimos la sucursal. Ambos números aparecen arriba en los estados de cuenta australianos.

Ejemplo: BSB 062-000 con el número de cuenta 12345678. Un BSB que empieza con 06 pertenece a Commonwealth Bank.

Xero y MYOB piden el BSB y el número de cuenta al dar de alta una cuenta bancaria, no al importar movimientos. El CSV de movimientos solo necesita fecha, descripción e importe. Vea los estados de cuenta de bancos australianos (en inglés) para el formato de cada banco.

CAMT.053 lleva la misma información que MT940, en XML estructurado y con más espacio para los detalles del pago. Cada movimiento es un elemento <Ntry> con un importe, una moneda, un indicador de cargo o abono y fechas de registro. Los saldos son elementos <Bal>, con códigos como OPBD para el saldo inicial registrado y CLBD para el saldo final.

Ejemplo: <Amt Ccy="EUR">168.43</Amt><CdtDbtInd>DBIT</CdtDbtInd> es un cargo de 168.43 euros.

Los mensajes relacionados son camt.052 (reportes intradía) y camt.054 (avisos de un cargo o un abono). Muchos bancos europeos ofrecen ya CAMT.053 a sus clientes empresariales, junto a MT940 o en su lugar.

Los estados de cuenta lo muestran de dos formas: columnas de Cargos y Abonos separadas, o una sola columna de importe donde las salidas son negativas.

Ejemplo: un pago de seguro de $1,684.30 es un cargo; una transferencia SPEI de un cliente por $5,000.00 es un abono.

Hay una confusión conocida. El banco describe su depósito desde su propia contabilidad, donde le debe más a usted: para el banco es un abono. En su contabilidad por partida doble, el dinero que llega a la cuenta de bancos se registra como un cargo a esa cuenta. Las dos cosas son correctas; se escriben desde lados opuestos. Cuando importe un archivo convertido, revise que las salidas queden en negativo, o en la columna que espera su software.

Los 18 dígitos se dividen en cuatro partes:

Dígitos	Significado
1–3	Clave del banco
4–6	Clave de la plaza
7–17	Número de cuenta
18	Dígito verificador

Ejemplo: una CLABE que empieza con 012 es de BBVA México, y una que empieza con 072 es de Banorte.

La CLABE aparece en el estado de cuenta mensual en PDF, por lo general cerca del resumen de la cuenta. Como los demás datos de la cuenta, está en el encabezado, no en las filas de movimientos. Vea los bancos de México para convertir un estado de cuenta a Excel.

El objetivo es que el saldo de su cuenta de bancos, ajustado por diferencias de fecha, sea igual al saldo final del estado de cuenta.

Ejemplo: el estado de cuenta cierra en $8,200.00. Su contabilidad muestra $7,450.00. Un cheque de $1,000.00 que usted emitió todavía no se cobra, y un depósito de $250.00 aún no se acredita. 8,200 − 1,000 + 250 = 7,450: la cuenta está conciliada.

Las diferencias habituales son cheques en tránsito, depósitos en tránsito, comisiones e intereses que aún no registra, y errores. El software contable hace el cotejo una vez importados los movimientos bancarios. Cuando un cliente solo tiene estados de cuenta en PDF, convertirlos a Excel o CSV mete esos movimientos al software. Sin software, puede hacer una conciliación bancaria en Excel.

El CSV es el formato de importación más aceptado para datos bancarios. Excel, Google Sheets, QuickBooks Online, Xero y la mayoría del software contable lo leen.

Ejemplo de un estado de cuenta en CSV:

Date,Description,Amount,Balance
2026-09-18,PAGO SEGURO DE AUTO,-1684.30,42105.70

El CSV no tiene nombres de columna fijos, así que el software le pregunta cuál es la fecha y cuál el importe. Cuidado con las diferencias regionales: muchos archivos europeos usan punto y coma como separador y coma decimal, mientras que en México se usan la coma y el punto decimal, como en el ejemplo. BankConv convierte estados de cuenta en PDF a CSV con una sola fila de encabezado y números sin formato.

La mayoría de los estados de cuenta tienen las mismas partes: el titular y el número de cuenta (con la CLABE en México), el periodo, un resumen con el saldo anterior, el total de abonos, el total de cargos y el saldo final, y después la tabla de movimientos. Esa tabla suele tener una fecha, una descripción, columnas de cargos y abonos (o un solo importe) y muchas veces un saldo.

Ejemplo: un estado de cuenta mensual de cheques del 1 al 30 de septiembre que empieza en $4,379.00 y termina en $4,916.20, con 42 movimientos en medio.

Los bancos emiten un estado de cuenta cada mes para la mayoría de las cuentas de cheques, y cada trimestre o cada año para algunas cuentas de ahorro. Hoy son sobre todo PDF. Para trabajar los movimientos en una hoja de cálculo o un software contable, convierta el PDF a Excel o CSV y revise que los totales coincidan con el resumen.

Un estado de cuenta electrónico trae lo mismo que uno en papel: los datos de la cuenta, el periodo, el saldo inicial y final, y todos los movimientos. La mayoría de los bancos ya lo envían de forma predeterminada.

Ejemplo: en la banca en línea, busque un menú como «Estados de cuenta» o «Consultas», elija el mes y descargue el PDF.

Hasta dónde puede ir hacia atrás depende del banco, pero suele ser mucho más lejos que la descarga de movimientos, que muchas veces cubre solo los meses recientes. Un estado de cuenta electrónico descargado es un PDF digital con texto real, así que se convierte con más seguridad que un escaneo. BankConv convierte estados de cuenta electrónicos de más de 1,000 bancos; vea el ejemplo de BBVA México.

Para saber cuál tiene, abra el PDF e intente seleccionar una palabra en la tabla de movimientos.

• El texto se selecciona: es un PDF de texto. Los estados de cuenta descargados de la banca en línea suelen ser de este tipo, y son los que se convierten con más seguridad, porque los caracteres ya están en el archivo.
• No se selecciona nada, o toda la página se marca como un bloque: el PDF es una imagen, por lo general un escaneo o una foto de un estado de cuenta en papel. El texto hay que leerlo primero con OCR: revise bien los importes en páginas tenues o chuecas.

Algunos PDF mezclan los dos: un estado de cuenta de texto al que se le agregó una página escaneada, como una carta firmada.

Es más difícil que copiar una tabla, porque cada banco acomoda sus estados de cuenta a su manera. Algunos imprimen un solo importe con signo, otros separan cargos y abonos; las descripciones se pasan a una segunda línea; entre los movimientos aparecen encabezados de página, subtotales y líneas de «saldo anterior»; las fechas muchas veces se imprimen sin el año (06/SEP).

Una buena extracción deja cada movimiento en una sola fila y da una forma de revisar el resultado, por lo general comparando el último saldo con el saldo final del estado de cuenta. Convertidores como BankConv lo hacen; también puede probar otros métodos con estados de cuenta cortos y sencillos.

Muchos estados de cuenta muestran una sola fecha. Otros imprimen dos: la fecha de operación (cuando el banco registró el movimiento) y la fecha de liquidación o fecha valor (cuando los fondos se abonaron o cargaron para efectos del saldo). Una compra con tarjeta puede operarse un día y liquidarse uno o dos días después.

Ejemplo de un estado de cuenta de BBVA México:

Fecha Oper	Fecha Liq	Descripción	Cargos	Abonos
06/SEP	08/SEP	PAGO CON TARJETA	542.00

Cuando importe a un software contable, use siempre la misma fecha. La fecha de operación suele coincidir con lo que ve en la banca en línea, así que es la opción más común. Los estados de cuenta convertidos conservan las dos columnas cuando el PDF imprime ambas; vea el CSV para la exportación.

El tipo de archivo decide qué puede leer el estado de cuenta:

Formato	Quién lo lee	Uso habitual
PDF	Las personas	El estado de cuenta mensual oficial; abarca años
CSV	Las hojas de cálculo y la mayoría del software contable	Descargas recientes y PDF convertidos
OFX, QFX, QBO	El software de contabilidad y de presupuesto	Importaciones tipo flujo bancario, con protección contra duplicados
MT940, CAMT.053, BAI2	Los sistemas de tesorería y las grandes empresas	Estados de cuenta diarios de cuentas empresariales

El orden de las columnas es la distribución dentro del archivo. Un banco imprime Fecha, Descripción, Cargos, Abonos; otro pone el depósito antes que el retiro. El software le pide relacionar esas columnas cuando importa un CSV.

Ejemplo: BBVA México imprime Fecha Oper, Fecha Liq, Descripción, Cargos y Abonos, mientras que la plantilla de Alegra pide FECHA, DESCRIPCION y MONTO. La guía de formatos de estado de cuenta PDF, CSV y OFX los compara en detalle.

La diferencia importa cuando necesita datos antiguos. La banca en línea suele mostrar, y dejar descargar, solo la actividad reciente: muchas veces de unos meses a dos años, según el banco. Los estados de cuenta mensuales suelen seguir disponibles mucho más tiempo, en PDF.

Para un periodo reciente, la descarga de movimientos que ofrece el propio banco puede bastar. Para los meses anteriores, o cuando un banco o un contador quiere el registro oficial con el saldo inicial y el saldo final, use los estados de cuenta en PDF.

Un archivo MT940 es texto plano organizado en etiquetas numeradas. Las principales:

• :25: número de cuenta
• :28C: número de estado de cuenta
• :60F: saldo inicial
• :61: una línea de movimiento
• :86: el detalle de ese movimiento
• :62F: saldo final

Ejemplo: :61:2609180918D168,43NTRF es un cargo (D) de 168.43 con fecha del 18 de septiembre de 2026. Note la coma decimal.

El software contable común en los Países Bajos y Alemania importa MT940 directamente. Muchos bancos están pasando al formato XML CAMT.053, aunque MT940 sigue muy extendido.

Una cuenta canadiense se identifica con tres números: tránsito (5 dígitos, la sucursal), institución (3 dígitos, el banco) y número de cuenta. En un cheque aparecen como 12345-004, donde 004 es el número de institución de TD. Para pagos electrónicos, los mismos datos se escriben como un número de ruta de nueve dígitos: un 0, luego el número de institución y luego el tránsito (0004 12345).

En Estados Unidos, «routing transit number» se refiere más bien al número de ruta ABA de nueve dígitos.

Ejemplo: Tránsito 12345, Institución 004, Cuenta 1234567.

Los estados de cuenta canadienses imprimen estos números en el encabezado, no en las filas de movimientos. Vea los estados de cuenta de bancos canadienses (en inglés) para el formato de cada banco.

Un PDF descargado de la banca en línea ya contiene texto. Un estado de cuenta escaneado, enviado por fax o fotografiado contiene solo una imagen del texto. El OCR lee la imagen y recupera los caracteres.

Ejemplo: en un escaneo tenue, el OCR puede leer un 8 como B o un 1 como 7. Un solo dígito equivocado en un importe basta para descuadrar el saldo.

BankConv lee los PDF escaneados con OCR. Los escaneos nítidos, derechos y con buen contraste dan los mejores resultados. Después de convertir un escaneo, compare el saldo final y los totales con el estado de cuenta. Cuando pueda, pida mejor el estado de cuenta electrónico descargado. Para todos los pasos, vea cómo convertir un estado de cuenta escaneado.

Cada movimiento de un archivo OFX está en su propio bloque, con una fecha de registro, un importe con signo, un beneficiario y un identificador único llamado FITID. El software recuerda los identificadores que ya importó, así que cargar dos veces un archivo que se traslapa no crea duplicados. Esa es la razón principal por la que el software contable prefiere OFX a una simple hoja de cálculo.

Ejemplo: un pago de $1,684.30 de un seguro aparece como <TRNAMT>-1684.30 con <NAME>PAGO SEGURO DE AUTO y su propio FITID.

Los bancos suelen ofrecer descargas OFX solo para la actividad reciente. Para los meses anteriores, muchas veces el estado de cuenta en PDF es la única fuente. El software contable mexicano como Alegra y CONTPAQi no documenta la importación de OFX; importa hojas de Excel. La guía del formato OFX explica los campos en detalle.

Muchas cuentas siguen el mes calendario, pero no todas. Un ciclo puede ir del 15 al 14, o cerrar el último día hábil del mes.

Ejemplo: un estado de cuenta «del 16 de agosto al 15 de septiembre de 2026» contiene los movimientos registrados en ese rango. Una compra con tarjeta hecha el 15 de septiembre puede registrarse el 16 y aparecer en el siguiente estado de cuenta.

Esto importa cuando junta estados de cuenta para la declaración de impuestos o una solicitud de crédito. Alinee los periodos en una hoja de cálculo y revise que cada fecha de inicio siga a la fecha de corte anterior. Un hueco significa que falta un estado de cuenta. Revise también las filas cercanas al 1 de enero cuando las fechas se imprimen sin año.

En los movimientos bancarios, la pista suele ir de la póliza contable al movimiento importado o capturado, y de ahí a la línea del estado de cuenta.

El estado de cuenta importa porque lo emite un tercero: un auditor, un contador, un banco que otorga un crédito o la autoridad fiscal comparan su contabilidad con el registro del propio banco. Guarde los estados de cuenta en PDF originales junto a las hojas de cálculo o los CSV que obtenga de ellos, para poder revisar cada fila convertida contra la página de la que salió.

Los archivos QBO tienen la misma estructura que OFX, con un identificador único por movimiento, más un código de banco de Intuit. QuickBooks Desktop los usa para las importaciones bancarias manuales. QuickBooks Online también los acepta, además del CSV.

Ejemplo: el menú de descargas de un banco de Estados Unidos puede ofrecer «QuickBooks Web Connect (.qbo)» junto al CSV. Esa opción da un archivo que QuickBooks lee sin relacionar columnas.

No lo confunda con un archivo de empresa de QuickBooks, que tiene otra extensión. QuickBooks Online ya no se vende en México; el QBO sirve sobre todo para cuentas de Estados Unidos, Canadá y el Reino Unido. BankConv convierte estados de cuenta en PDF a QBO con el identificador de banco que QuickBooks asigna al banco; vea estado de cuenta PDF a QBO.

Un archivo QFX tiene los mismos bloques de movimientos que OFX: fecha, importe, beneficiario e identificador único. Agrega campos propios de Intuit, sobre todo INTU.BID, un código que identifica al banco. Quicken puede rechazar un archivo cuyo código de banco no reconoce.

Ejemplo: en el menú de descargas de un banco, una opción «Quicken (QFX)» o «Quicken Web Connect» le da un archivo QFX para Quicken en Windows o Mac.

Si solo tiene estados de cuenta en PDF, conviértalos a CSV y revise qué formatos de importación acepta su versión de Quicken.

Cada línea de un QIF empieza con una letra que indica qué contiene: D para la fecha, T para el importe, P para el beneficiario, M para el memo. Un acento circunflejo (^) cierra cada movimiento.

Ejemplo:

D09/18/2026
T-1684.30
PPAGO SEGURO DE AUTO
^

QIF no tiene un identificador único por movimiento, así que importar dos veces el mismo archivo crea duplicados. Las fechas tampoco tienen un formato fijo, lo que provoca confusiones entre día y mes. Muchos programas ya usan OFX o QFX para importar movimientos bancarios, pero algunas herramientas de finanzas personales todavía leen QIF.

La parte nacional de un RIB francés tiene cuatro campos:

Campo	Dígitos	Significado
Code banque	5	El banco
Code guichet	5	La sucursal
Numéro de compte	11	La cuenta
Clé RIB	2	Una clave de control

Esos 23 caracteres también están dentro del IBAN francés, después de FR y dos dígitos de control. Los empleadores, los arrendadores y la autoridad fiscal en Francia piden un RIB para domiciliar pagos. Es el equivalente francés de la CLABE mexicana.

Un RIB no es un estado de cuenta: no tiene movimientos. El estado de cuenta es el relevé de compte mensual, por lo general un PDF con columnas Date, Libellé, Débit y Crédit. Vea los estados de cuenta de bancos franceses (en inglés) para convertir uno.

Los dos se relacionan con una fórmula sencilla: saldo final = saldo inicial + total de abonos − total de cargos.

Ejemplo: saldo inicial $4,379.00, abonos $2,150.00, cargos $1,612.80. El saldo final debe ser $4,916.20.

Esta es la revisión que debe hacer con cualquier estado de cuenta convertido. Sume las entradas y las salidas en su hoja de cálculo, aplique la fórmula y compare el resultado con el saldo final impreso en el PDF. Si coinciden, la conversión está completa. El saldo inicial de cada estado de cuenta también debe ser igual al saldo final del anterior; si no, falta un estado de cuenta.

Cada saldo es igual al saldo anterior, más las entradas, menos las salidas.

Ejemplo:

Fecha	Descripción	Importe	Saldo
17/09	Saldo anterior		43,790.00
18/09	PAGO SEGURO DE AUTO	-1,684.30	42,105.70
19/09	SPEI RECIBIDO	5,000.00	47,105.70

El saldo es la forma más rápida de revisar un estado de cuenta convertido. Si el último saldo de su hoja de cálculo es igual al saldo final del PDF, no se perdió ni se duplicó ninguna fila. Algunos estados de cuenta solo imprimen el saldo en ciertas filas; BBVA México, por ejemplo, deja celdas de saldo en blanco. En ese caso, haga la revisión con los totales. BankConv conserva la columna de saldo cuando el estado de cuenta la tiene, en Excel o CSV.

Una cuenta británica se identifica con su sort code y un número de cuenta de ocho dígitos. Los dos aparecen arriba en cada estado de cuenta británico, por lo general junto al nombre de la cuenta. Para pagos internacionales, se combinan en un IBAN.

Ejemplo: Sort code 12-34-56, Account number 12345678.

Cuando convierte un estado de cuenta británico, el sort code y el número de cuenta están en el encabezado, no en las filas de movimientos, así que no aparecen como columna. Anótelos en el nombre del archivo si maneja varias cuentas. Vea los estados de cuenta de bancos británicos (en inglés) para el formato de cada banco.

XLSX es el formato predeterminado de Excel desde Excel 2007. A diferencia del CSV, conserva los formatos de número, el ancho de las columnas, varias hojas y las fórmulas, y también se abre en Google Sheets y Numbers.

Ejemplo: un estado de cuenta convertido en XLSX tiene columnas Date, Description, Amount y Balance donde los importes son números de verdad. Puede sumarlos con =SUMA(D2:D120) de inmediato, sin convertir antes texto en números.

Use XLSX para papeles de trabajo y análisis, y también para las plantillas de importación de Alegra y CONTPAQi. Use CSV cuando un software pida un archivo de importación de texto. Vea estado de cuenta PDF a Excel.