Formatos de estado de cuenta: PDF, CSV u OFX (y cuál usar)
Use CSV para casi todo: se abre en Excel y Google Sheets y se importa en QuickBooks, Xero, Wave y Zoho Books. Use Excel (.xlsx) cuando vaya a trabajar en una hoja de cálculo o a conciliar en Alegra o CONTPAQi, OFX para importaciones tipo flujo bancario, QFX para Quicken y QBO para QuickBooks Web Connect. El PDF sirve para leer y archivar, no para importar.
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La respuesta corta: qué formato usar
Elija el formato según a dónde van los datos. Esta tabla cubre los casos comunes.
| Usted quiere… | Use | Por qué |
|---|---|---|
| Leer, imprimir o guardar un registro | Es el estado de cuenta oficial, con el formato y los saldos del banco | |
| Trabajar en Excel | Excel (.xlsx) | Ordenar, filtrar, sumar y dar formato a las filas en un libro |
| Compartir con su contador o su equipo | Google Sheets | Una sola copia en vivo, sin archivos adjuntos |
| Conciliar en Alegra o CONTPAQi | Excel (.xlsx) | Los dos concilian a partir de una plantilla de Excel; ninguno documenta OFX |
| Importar en Xero, Wave, Zoho Books, Sage o FreshBooks | CSV | Todos tienen un importador de CSV |
| Importar en QuickBooks Online | CSV (o QBO si su banco lo ofrece) | El CSV funciona para cualquier banco y cualquier periodo |
| Importar en Quicken | QFX | Quicken revisa los campos de Intuit del QFX |
| Usar una herramienta de escritorio antigua que solo lee QIF | QIF | Último recurso; lleva poco detalle |
Si no está seguro, elija CSV. Puede abrirlo, corregirlo e importarlo casi en cualquier lugar.
Los siete formatos comparados
Cada formato equilibra de forma distinta la lectura por personas y la lectura por software. Aquí están lado a lado.
| Formato | Extensión | Qué es | Se abre en Excel/Sheets | Se importa en software contable | Protección contra duplicados | Quién lo ofrece |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Una página impresa, con formato fijo | No (hay que convertirlo) | Rara vez | No | Todos los bancos, cada mes | ||
| CSV | .csv | Tabla de texto plano, una fila por movimiento | Sí | Sí, asignando columnas | No | Muchos bancos para movimientos recientes; convertidores para cualquier periodo |
| Excel | .xlsx | Hoja de cálculo con celdas tipadas | Sí | A veces mediante plantilla (Alegra, CONTPAQi); si no, guarde como CSV | No | Algunos bancos; convertidores |
| OFX | .ofx | Texto estructurado con campos fijos y un identificador único por movimiento | No (muestra las etiquetas) | Sí, sin asignar columnas | Sí, con FITID | Muchos bancos para movimientos recientes |
| QFX | .qfx | OFX con campos de Intuit | No | Quicken | Sí | Bancos de EE. UU. compatibles con Quicken |
| QBO | .qbo | OFX con campos de Intuit | No | QuickBooks (Web Connect) | Sí | Bancos de EE. UU. compatibles con QuickBooks; convertidores para cualquier periodo |
| QIF | .qif | Formato antiguo de texto plano de Quicken | No | Algunas herramientas, casi siempre antiguas | No | Pocos bancos hoy |
Un dato que la mayoría de las comparaciones omite: OFX, QFX y QBO tienen la misma estructura por dentro. La diferencia son unos cuantos campos de encabezado, como el INTU.BID de Intuit, que Quicken y QuickBooks revisan antes de aceptar el archivo. Por eso renombrar un .ofx a .qfx suele fallar.
PDF: el registro oficial
El estado de cuenta en PDF es lo que el banco le envía cada mes. Es el documento que espera un auditor, un banco que le da crédito o la autoridad fiscal.
- Ventajas: historial completo, los saldos inicial y final del propio banco, aceptado como comprobante.
- Desventaja: los movimientos son texto colocado en una página, no datos. No puede ordenarlos, sumarlos ni importarlos sin extraerlos.
- Úselo para: archivar, trámites de crédito o de visa, y como el origen que convierte.
El PDF también es el único formato para periodos anteriores. Los bancos guardan los estados de cuenta mensuales durante años, mientras que las descargas de movimientos suelen cubrir solo lo reciente.
CSV: el formato universal de importación
Un CSV es una tabla de texto plano. Cada línea es un movimiento, y las comas separan los campos.
Date,Description,Amount,Balance
2026-09-03,SPEI ENVIADO NOMINA QUINCENA,-24800.00,73323.70
2026-09-05,SPEI RECIBIDO CLIENTE FACTURA 1042,35000.00,108323.70- Ventajas: todas las hojas de cálculo y casi todas las herramientas contables lo leen. Puede revisarlo y corregirlo en una hoja de cálculo antes de importarlo.
- Desventajas: no tiene nombres de columna fijos, así que hay que asignar las columnas al importar. El orden de la fecha (DD/MM o MM/DD) y los signos dependen del origen.
- Úselo para: importar en Xero, Wave, Zoho Books y QuickBooks, y para scripts.
Para convertir un PDF a CSV, use estado de cuenta PDF a CSV.
Excel (.xlsx): para trabajar en una hoja de cálculo
Un archivo de Excel contiene las mismas filas que un CSV, pero cada celda tiene un tipo. Las fechas siguen siendo fechas y los importes siguen siendo números.
- Ventajas: no hay que reformatear nada al abrirlo. Ordene, filtre, haga tablas dinámicas y sume de inmediato. Varios meses pueden ir en hojas separadas.
- Desventaja: la mayoría de los importadores contables no aceptan .xlsx. Las excepciones en México son Alegra y CONTPAQi, que concilian desde una plantilla de Excel. Para los demás, guarde una copia como CSV.
- Úselo para: conciliaciones, declaraciones, revisión de gastos y papeles de trabajo de auditoría.
Convierta con estado de cuenta PDF a Excel. Si varias personas necesitan los datos, envíelos mejor a Google Sheets y comparta un solo enlace.
OFX: hecho para el software contable
OFX (Open Financial Exchange) es un archivo estándar que lleva los datos de la cuenta y los movimientos con nombres de campo fijos. Cada movimiento tiene un identificador único, llamado FITID.
- Ventajas: no hay que asignar columnas. El software recuerda cada FITID, así que importar un archivo que se traslapa no crea duplicados.
- Desventajas: no se lee como tabla. Los bancos solo lo ofrecen para movimientos recientes, y el software contable mexicano no documenta su importación.
- Úselo para: importaciones en QuickBooks, Xero, Sage, GnuCash y Moneydance cuando su banco lo ofrece.
Para la lista completa de campos, vea qué es un archivo OFX. Para obtener OFX a partir de un estado de cuenta en PDF, use estado de cuenta PDF a OFX. Si ya tiene un CSV, la herramienta gratis de CSV a OFX lo convierte en su navegador.
QFX y QBO: las versiones de OFX de Intuit
QFX y QBO son archivos OFX con campos adicionales de Intuit. Quicken lee QFX; QuickBooks Web Connect lee QBO.
- El archivo lleva el identificador de Intuit del banco, y Quicken y QuickBooks lo comparan con su propia lista de bancos. Un identificador que no está en su lista se rechaza (QuickBooks muestra el error OL-222).
- Busque “Quicken” o “QuickBooks” en el menú de descargas del banco, junto a CSV.
- Si su banco no ofrece QBO, o no para los meses que necesita, convierta el estado de cuenta en PDF a QBO. QuickBooks Online también importa CSV, de cualquier banco y cualquier periodo.
QIF: el formato antiguo
QIF (Quicken Interchange Format) es anterior al OFX. Es texto plano con una línea por campo.
- No tiene un identificador único por movimiento, así que es fácil crear duplicados.
- Los formatos de fecha varían según la región y la versión del software, lo que provoca fechas mal leídas.
- Úselo solo cuando una herramienta antigua no acepte otra cosa. Si no, elija CSV u OFX.
Cómo obtener el formato que necesita
Parta de lo que le da el banco y luego convierta. El camino correcto depende del periodo que necesita.
- Meses recientes, banco compatible: descargue CSV, OFX, QFX o QBO desde la descarga de movimientos del banco (a menudo en “Descargar” o “Exportar” en la página de la cuenta).
- Meses anteriores, o un banco que solo da PDF: descargue los estados de cuenta mensuales en PDF y conviértalos a CSV, Excel, Google Sheets, OFX o QFX.
- Necesita OFX a partir de un CSV que ya tiene: páselo por la herramienta gratis de CSV a OFX.
Sea cual sea el camino, revise el resultado. El número de filas debe coincidir con el estado de cuenta, y el saldo inicial más el total de la columna Amount debe dar el saldo final.