Cómo combinar estados de cuenta en Excel

Antes de empezar: tenga cada mes como archivo

Necesita un archivo de hoja de cálculo por estado de cuenta, con las mismas columnas. Las exportaciones del banco rara vez llegan a 12 meses atrás, así que los PDF suelen ser el origen.

1. Descargue los 12 estados de cuenta mensuales en PDF. Cómo descargar estados de cuenta explica dónde los guardan los bancos.
2. Conviértalos con el convertidor de estado de cuenta PDF a Excel de BankConv, o a CSV. Un lote acepta hasta 10 archivos, así que un año cabe en dos lotes.
3. Guárdelos en una carpeta con el nombre de la cuenta, con nombres de archivo como 2026-01.csv a 2026-12.csv.

Elija un solo formato para los 12. Power Query combina fácilmente una carpeta de CSV o una carpeta de archivos de Excel, pero mezclar los dos agrega pasos.

Método 1: Power Query (lo mejor para 12 archivos o más)

Power Query lee todos los archivos de una carpeta y los apila en una tabla. Agregue a la carpeta los archivos del año siguiente, actualice, y se suman a la tabla.

1. En Excel, vaya a Datos → Obtener datos → Desde un archivo → Desde una carpeta.
2. Elija la carpeta y haga clic en Abrir. Excel muestra la lista de archivos.
3. Haga clic en Combinar → Combinar y transformar datos.
4. Elija el primer archivo como ejemplo y haga clic en Aceptar. Se abre el editor de Power Query con todos los archivos apilados. Una columna Source.Name muestra de qué archivo viene cada fila.
5. Defina los tipos de columna: Fecha para la columna de fecha y Número decimal para los importes y el saldo. Revise la configuración regional de las fechas (vea la tabla de abajo).
6. Filtre las filas que no son movimientos, como “Saldo anterior” o “Total”.
7. Haga clic en Cerrar y cargar. La tabla combinada aparece en una hoja nueva.

Cambie el nombre de Source.Name a Estado y consérvela. Le dice de qué mes viene cada fila, algo que necesita para las revisiones de abajo.

Método 2: copiar y apilar (bien para pocos archivos)

Para unos cuantos meses, pegar es más rápido que armar una consulta.

1. Abra enero y conserve su fila de encabezados.
2. Agregue una columna llamada Estado y llénela con 2026-01.
3. Abra febrero, copie las filas sin el encabezado y péguelas debajo de la última fila de enero. Llene Estado con 2026-02.
4. Repita con cada mes, en orden de fecha.
5. Seleccione el rango y presione Ctrl+T para convertirlo en tabla.

Borre las filas de encabezado repetidas, los totales de página o las líneas de saldo anterior que haya pegado por error. Al final, ordene por fecha, de la más antigua a la más reciente.

Corrija fechas e importes antes que nada

La combinación falla sin avisar cuando las fechas o los importes son texto. Revise esto antes de analizar nada.

Problema	Cómo detectarlo	Solución
Fechas en el orden equivocado (DD/MM o MM/DD)	El 13 de enero aparece como texto, o las fechas saltan de mes	En Power Query use Cambiar tipo → Usar configuración regional y elija el país del estado de cuenta
Fechas guardadas como texto	Fechas alineadas a la izquierda; al ordenar sale 1, 10, 11, 2	Use Datos → Texto en columnas y elija el orden de la fecha
Importes como texto	SUMA devuelve 0	Quite los signos de moneda y los espacios; convierta a número
Negativos entre paréntesis	(84.50)	Reemplace ( por - y quite )
Columnas separadas de cargos y abonos	Dos columnas de importe	Agregue Importe = Abono - Cargo para tener una sola columna con signo
Descripción repartida en dos filas	Una fila con texto pero sin fecha ni importe	Únala a la fila de arriba y luego bórrela

Quite duplicados sin borrar movimientos reales

Los duplicados vienen de estados de cuenta que se traslapan, de un mes convertido dos veces o de una exportación pegada encima de un PDF. Los movimientos reales también pueden verse idénticos, así que tenga cuidado.

Datos → Quitar duplicados de Excel elimina las filas cuyas columnas seleccionadas coinciden todas. Si selecciona solo Fecha, Descripción e Importe, borrará la segunda de dos compras iguales de $45 el mismo día en el OXXO, que es un movimiento real.

Opciones más seguras:

• Incluya el saldo en la revisión. Dos movimientos reales no pueden tener el mismo saldo acumulado, salvo que uno de ellos sea cero. Seleccione Fecha, Descripción, Importe y Saldo.
• Quite primero los archivos duplicados completos. Si dos valores de Estado muestran el mismo periodo, un mes se convirtió dos veces. Borre un archivo y actualice.
• Marque y luego decida. Agregue una columna auxiliar como =CONTAR.SI.CONJUNTO([Date],[@Date],[Amount],[@Amount],[Description],[@Description]) y revise contra el PDF las filas donde sea mayor que 1.

Los estados de cuenta con corte a mitad de mes no se traslapan por diseño, pero un estado de cuenta más una exportación CSV de las mismas semanas sí.

Revise los totales contra los estados de cuenta

La tabla combinada solo es correcta si cuadra con los estados de cuenta. Esta cadena de saldos detecta filas faltantes, duplicados y errores de signo.

Arme un resumen pequeño con una fila por estado de cuenta:

Estado	Saldo inicial (PDF)	Abonos	Cargos	Saldo final (calculado)	Saldo final (PDF)	Diferencia
2026-01	42,105.50	98,000.00	-89,452.00	50,653.50	50,653.50	0.00
2026-02	50,653.50	…	…	…	…	…

• Abonos: =SUMAR.SI.CONJUNTO(Amount,Estado,"2026-01",Amount,">0")
• Cargos: =SUMAR.SI.CONJUNTO(Amount,Estado,"2026-01",Amount,"<0")
• Saldo final (calculado): saldo inicial más abonos más cargos.
• Diferencia: el calculado menos el saldo final del PDF. Todas las filas deben dar cero.

Revise también el enlace entre meses: el saldo inicial de cada mes debe ser el saldo final del mes anterior. Un corte significa que falta un estado de cuenta. Una diferencia dentro de un mes significa una fila faltante, duplicada o con el signo equivocado: compare ese mes con su PDF, página por página. Para cuadrar la tabla con su propia contabilidad, vea cómo hacer una conciliación bancaria en Excel.

Qué hacer con la tabla combinada

Con un año limpio en una tabla, los siguientes pasos habituales toman minutos.

• Tabla dinámica por mes y categoría para una vista de pérdidas y ganancias o una revisión de presupuesto.
• Filtrar por beneficiario para sumar la renta, la nómina o un proveedor del año.
• Compartirla con su contador como un solo archivo, o enviarla a Google Sheets para trabajarla entre varios.
• Importarla en un software contable, un mes a la vez; vea Alegra o CONTPAQi.

Un año de estados de cuenta de 5 páginas cada uno son 60 páginas, dentro de las 500 páginas al mes del plan Starter; vea los precios.